新加坡公司做账报税：要保存好哪些做账与交易记录？

　　根据新加坡税务局(IRAS)的官方要求，公司必须妥善保存其财务交易记录，包括原始凭证、会计记录、明细表、银行对账单，以及与业务交易有关的其他记录，而且通常需要至少保存 5 年。更重要的是，这些资料可以电子化保存，但前提不是“存进电脑就行”，而是必须做到可读取、可追溯、可验证、可调取。

　　先说结论：这里讲的，不是所有公司文件一概 5 年，而是重点指向与财务、税务和业务交易有关的记录。

　　IRAS 明确要求公司保存的资料包括：

　　原始凭证，如发票、收据、付款凭证、合同等

　　会计记录和明细表

　　银行对账单

　　其他与业务交易有关的记录

　　这些资料必须能够解释公司的收入、支出、采购和其他交易。换句话说，公司不能只留下银行流水，也不能只留下报表结果，而没有底层支持文件。

　　这是最容易弄错的地方。IRAS 的口径不是简单地“从文件日期起算 5 年”，而是通常按相关课税年度(Year of Assessment, YA)来计算。官方页面明确写明，公司记录须自相关 YA 起至少保存 5 年，并给了例子：

　　例如 2023 YA 对应的财年资料，通常要保留到 2027 年 12 月 31 日。所以，实务上不能理解为：

　　“2022 年开的发票，2027 年当天就一定能删。”

　　正确理解应当是：

　　要看该份资料对应的是哪个财年、哪个 YA，再判断最早可结束保存的时间。

　　可以。而且 IRAS 明确承认，企业可以电子方式保存记录。

　　官方电子税务指南 (e-Tax Guide) 说明，企业可以使用电脑、微软办公软件(Microsoft Office)、现成会计软件、自定义系统、影像系统等方式保存记录;如果原始凭证已经被电子化保存，为税务目的，并不一定还要继续保留纸本原件。同时，IRAS 也明确表示：企业无需事先向 IRAS 申请批准，就可以采用电子格式保存记录。

　　这一点非常关键。也就是说，新加坡并不是“只认纸本”，而是接受合规的电子保存。

　　很多公司真正的风险，不在于有没有电子化，而在于电子化方式不合格。IRAS 的要求很明确，如果企业采用电子格式保存记录，就应建立适当的内部控制，而且，记录必须能够在需要时被调取出来，确保电子记录具备：

　　完整性

　　准确性

　　可用性

　　可靠性

　　换句话说，真正合规的电子保存，不是“有文件”就行，而是要满足几个实务标准：

　　找得到

　　公司要能在需要时快速调出对应年度、对应交易、对应客户或供应商的记录。如果文件散落在员工手机、个人邮箱、聊天软件里，实际上就很难说是“妥善保存”。

　　看得懂

　　电子记录应当能够以可供人工阅读的格式(human readable format)呈现，确保内容可被正常阅读、核对及验证，而不是仅仅保存为一堆无法直接识别的数据。

　　不能随意篡改

　　尤其是电子发票，IRAS 要求企业建立内部控制，确保电子发票在发送前后完整、准确，且不能被随意操纵或篡改。

　　最好有备份

　　IRAS 也特别提到，电子保存的优势之一，就是便于备份;若资料遗失或损毁，企业仍有责任利用其他相关文件重建记录。

　　从官方指南看，以下几类资料最需要优先做系统化电子保存：

　　收入资料

　　例如销售发票、收据、租赁协议、客户合同、收款证明。

　　费用资料

　　例如，供应商发票、付款凭证、工资发放记录、公积金(CPF)缴纳证明、租赁协议等，都是企业常见的支持文件。IRAS 也特别提到，某些事项如董事费的批准，还可能需要提供年度股东大会 或 特别股东大会会议记录(AGM / EGM Minutes)作为依据。

　　采购资料

　　例如采购发票、收据、进口文件、付款证明、供应商合同。

　　会计汇总资料

　　例如总账、销售清单、采购清单、固定资产明细、库存清单、利润表、资产负债表等。

　　要。这一点很多人会忽略。

　　IRAS 明确指出，如公司已被除名并解散(struck off and dissolved)，则在公司解散前担任高级管理人员或负责人(officer)的人士，仍有责任确保公司账簿及相关文件自解散之日起至少再保存 5 年。

　　如果公司是清盘结束，则由清盘人负责保存相关资料至少 5 年。所以，公司“没了”，不代表资料义务也一起消失。

　　IRAS 也提醒，若企业未按要求保存相关记录，可能涉及违反《1947年所得税法》(Income Tax Act 1947)及《1993年消费税法》(Goods and Services Tax Act 1993)的规定。

　　官方列出的后果包括：

　　IRAS 以最佳判断估算收入

　　相关费用、资本津贴 及 消费税进项税(GST input tax)将不得申报。

　　最高可罚 5,000 新元;如未缴罚款，还可能面临最长 6 个月监禁。